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Coronavirus et évènements en point de vente, quels remèdes pour sauver votre expérience client ?

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Les temps s'annoncent difficiles pour les organisateurs d’évènements et les marques qui comptaient présenter leurs nouveaux produits / services et développer leurs ventes.

Qu'est-ce que COVID-19 ?

L'épidémie croissante de coronavirus, décrite comme un "territoire inexploré" par Tedros Adhanom, le chef de l'Organisation mondiale de la santé, touche de plus en plus d'entreprise dans le monde entier.

La nouvelle souche de coronavirus, COVID-19, qui a fait son apparition à Wuhan, en Chine, en décembre 2019, a infecté plus de 90 000 personnes dans le monde au moment de cette publication. L'Organisation mondiale de la santé a déclaré l'épidémie comme une urgence de santé publique de portée internationale (PHEIC).

Quel impact sur le secteur de l'événementiel ?

regroupement personnes à une conférence

L'industrie de l'événementiel subit de plein fouet l'effet domino, car le contact humain et le networking en constituent l'essence même. Des centaines de manifestation et d'événements dans le monde entier ont été annulées ou reportées, notamment le Salon de l'automobile de Pékin.

Baselworld, le plus grand salon mondial de l'horlogerie et de la joaillerie, a été reporté à 2021 et le Salon international de l'automobile de Genève a également été annulé cette année - rappel du contexte - les seules autres fois où il a été annulé dans l'histoire ont été pendant la Première et la Seconde Guerre mondiale.

Uta Goretzky, directrice de la Fédération internationale des services d'expositions et d'événements, a noté que le week-end du 29 février au 1er mars 2020 a vu plus de 3 millions de mètres carrés d'espace d'exposition loués rien qu'en Europe être victimes de l'épidémie. La perte économique directe résultant de l'annulation des 8 grandes conférences technologiques a été estimée à 666 millions de dollars.

Comment réagir face à cette crise ?

bouton appel d'urgence rouge

Voici quelques pistes que les organisateurs d'événements peuvent adopter pour anticiper au mieux, afin de s'assurer que les événements tournent à leur avantage.

Annuler

L'annulation de votre événement serait une décision malheureuse et nécessiterait de faire preuve de prendre certaines précautions par rapport aux assurances et au remboursement des prestataires de services et du lieu de l'événement. Si des restrictions gouvernementales, des interdictions de voyage ou d'autres facteurs externes vous empêchent d'assurer convenablement sa tenue, vous pouvez consulter l'article informatif d'Association Now sur l'assurance pour les manifestations annulées. Etant donné la situation pressante à laquelle le secteur doit faire face, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour veiller à ce que les besoins et attentes de nos clients soient satisfaits.

Reporter

Vous pourriez envisager de reporter votre événement. Bien que le secteur semble confiant dans le fait que les choses vont bientôt revenir à la normale, il faut garder à l'esprit que personne ne sait exactement quand cette crise sanitaire va se terminer. Une communication efficace est donc cruciale.

Une fois que vous avez une nouvelle date en tête, utilisez les canaux appropriés pour informer toutes les personnes concernées, mais veillez à maintenir la dynamique commerciale. Vous pouvez tirer le meilleur parti du temps qui vous reste avant l'événement pour permettre aux participants de communiquer et de nouer des contacts grâce à votre solution événementielle. Potion Event permet aux participants de networker en ligne et de générer de nouvelles opportunités avec des business decision makers avant l'événement.

Aller de l'avant

Si vous décidez d'organiser votre événement à la date prévue, il y a quelques éléments à prendre en compte. Assurez-vous de connaitre la législation concernant les événements. En France, les réunions de plus de 1 000 personnes dans un espace clos sont interdites. Prenez contact avec les compagnies aériennes, les aéroports et les hôtels pour savoir s'ils ont mis en place des réglementations spécifiques.

Faites savoir à vos participants et exposants que la santé et la sécurité sont des priorités absolues. Vous pourriez introduire une "politique d'interdiction de toucher", en décourageant l'échange de bises et de poignées de main, et en encourageant plutôt les gens à se saluer de la main et à incliner la tête. D'autres événements donnent des conseils pragmatiques tels que le lavage des mains avant chaque rencontre.

Passez au virtuel

Par ces temps de crise, avec l'innovation et la technologie, il est aisé de passer au virtuel. Echanges clients/vendeurs, networking en ligne sont autant d'opportunités pour assurer le bon déroulement de votre événement tout en capitalisant sur la mise en relation. Toutefois, tous les événements ne se prêtent pas à des échanges virtuels. Les événements où les participants ont besoin de voir ou de toucher les produits s'avèrent difficilement compatibles.

Les événements virtuels ont toujours été un sujet à controverse ces dernières années, mais l'épidémie de coronavirus a forcé leur accélération. Les plateformes technologiques sont très demandées et n'ont d'autre choix que de proposer des solutions aux organisateurs d'événements.

Chez Potion Social, nous faisons partie de ceux qui trouvent des solutions innovantes et nous adaptons actuellement une solution pour faciliter l'organisation et la gestion de vos événements. Ré-enchanter le client, développer l’expérientiel… les événements en points de vente deviennent un enjeu majeur. Découvrez notre package clé-en-main pour garantir leur réussite stratégique et opérationnelle : renforcer l'engagement grâce à des fils de discussion personnalisés, lancer des sessions de questions-réponses... L'interaction est essentielle lorsque le face à face n'est pas une option.

Un résultat positif inattendu du passage au virtuel est la visibilité des événements, exemple avec le cas Boulanger qui, grâce à l'API Potion intégrée sur son site a permis d'attirer plus de participants qu'initialement prévu, et en utilisant notre solution d'event intelligence dans le but d'orchestrer sa stratégie de communication événementielle data-driven.

use case boulanger

Assurez-vous que vous tirez le meilleur parti de vos événements en encourageant les discussions en ligne avant et pendant l'événement, tout en intégrant des sessions de questions-réponses pour impliquer davantage les participants.

Le futur des événements en temps de crise

S'il y a une leçon à tirer de cette épidémie mondiale, c'est qu'on ne peut jamais être trop préparé pour l'avenir. Être flexible et s'adapter sont des caractéristiques essentielles pour les organisateurs d'événements. L'accélération des progrès technologiques sera probablement le résultat de la demande d'innovation, ce qui pourrait faciliter la gestion des crises à l'avenir. Si le coronavirus ou tout autre facteur externe finissent par rester plus longtemps que prévu, les résultats potentiels pourraient comprendre une réduction des coûts fixes pour les organisateurs d'événements en point de vente et une diminution de l'empreinte carbone du secteur. Nous ne pouvons pas prédire l'avenir, mais nous savons que nous devons garder notre calme et aller de l'avant.

Mais si les solutions virtuelles peuvent sauver une entreprise, un événement ou un mouvement, nous restons persuadés que cette crise sera bientôt résolue et que nous pourrons bientôt compter sur le retour des événements physiques en magasin. Après tout, rien ne vaut le contact humain en face à face, qui est le fondement de notre existence.

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